Охрана форума и конференции: ТЗ и расчёт охраны

Организатор отраслевого форума рассылает охранным организациям письмо: «Два дня, около тысячи участников, нужна охрана, пришлите цену». Ответы расходятся вдвое, и сравнить их нельзя: один посчитал только входы, другой добавил ночную охрану стендов, третий заложил рамки металлодетекторов. Мероприятие — самый чувствительный к вводным вид охраны: здесь нет «цены поста в месяц», есть схема на конкретные часы конкретных дней.

Ниже — шаблон ТЗ, логика расчёта численности и цены и сроки, которые задаёт закон.

Как эта услуга называется в законе

В ФЗ-427 это «обеспечение порядка в местах проведения мероприятий» (пункт 3 части 2 статьи 5) — слова «массовых», которое было в прежнем законе, больше нет. Услуга должна быть указана в лицензии исполнителя: охранная организация вправе оказывать только те услуги, которые в ней названы. Проверить это можно по реестру Росгвардии; порядок — в материале «Как проверить ЧОП: 7 проверок», наши данные — на странице лицензии.

Если по ТЗ нужна ещё и ночная охрана оборудования и стендов, это второй вид услуги — охрана объекта и имущества (пункт 2 той же части), а контроль входа по спискам и бейджам — пропускной режим (пункт 6). В договоре закон требует назвать каждый вид.

Шаблон ТЗ на охрану мероприятия

1. Мероприятие. Формат, даты, время начала и окончания каждого дня, время монтажа и демонтажа.
2. Площадка. Адрес, залы, входы, план с расстановкой. Есть ли у площадки своя охрана и где проходит граница ответственности.
3. Участники. Ожидаемое число, порядок регистрации, категории бейджей, пресса, VIP-гости. Вход свободный, по спискам или по билетам.
4. Задачи охраны. Контроль входа и бейджей, порядок в залах и фойе, VIP-зона, парковка, зона разгрузки, охрана экспозиции ночью.
5. Осмотр на входе. Нужны ли рамки и ручные металлодетекторы, чьё это оборудование — площадки, организатора или исполнителя. Правила входа утверждает организатор; права охранника при обеспечении порядка на мероприятиях закреплены статьёй 15 ФЗ-427.
6. Посты по часам. Таблица: точка, день, часы работы, число охранников одновременно. Отдельно — монтаж, дни работы, демонтаж.
7. Требования к охранникам. Костюм или форма, опыт работы на деловых событиях, знание иностранного языка на стойке VIP, если оно нужно.
8. Взаимодействие. Ответственный от организатора, штаб и связь, порядок действий при происшествии, медицинский пункт.
9. Форма цены. Расчёт по дням и постам, итог за мероприятие, налоговая строка, срок действия предложения.

Общая структура технического задания и формулировки, которые устарели после 1 сентября, — в материале о ТЗ на охрану объекта.

От чего зависит число охранников

Единой федеральной нормы «один охранник на столько-то гостей» нет — её не содержат ни ФЗ-427, ни требования к местам массового пребывания людей. Численность выводят из схемы:

• Входы и пик регистрации. Главная нагрузка — первые полчаса каждого дня. Число постов на входе считают от числа стоек и рамок, а не от общего числа участников.
• Залы и фойе. Сколько помещений работает одновременно и где нужен пост у дверей — например, у закрытых сессий.
• VIP-зона и спикеры. Отдельный вход, комната спикеров, сопровождение. Если кому-то из гостей нужна личная охрана, это отдельная услуга и отдельная строка.
• Банкет и вечерняя программа. Алкоголь и свободное общение меняют задачи постов.
• Ночь. Стенды и оборудование остаются на площадке — нужен ночной пост или посты.
• Требования площадки. Если площадка включена в перечень мест массового пребывания людей, у неё есть паспорт безопасности и собственные требования к охране; охранная организация и реквизиты её лицензии в такой паспорт вносятся. Уточните это у площадки до рассылки ТЗ.

Согласования с городом и полицией, если они нужны для вашего формата, — зона организатора и площадки. Охранная организация готовит свою часть: схему постов, списки охранников, уведомление Росгвардии.

Как считается цена

Охрана мероприятия считается за мероприятие — по числу постов, часам работы каждого и формату. «Цены за гостя» или «цены поста в месяц» здесь нет: двухдневный форум с ночной охраной экспозиции и однодневная конференция на один зал дают разный объём пост-часов. В предложении должна быть таблица: день, пост, часы, число охранников — и итог. Так его можно сравнить с другими и безболезненно пересчитать, если программа изменится. Как мы работаем на событиях — на странице охраны мероприятий.

Сроки: от заявки до дня мероприятия

Вывод из таблицы простой: письмо «нужна охрана послезавтра» оставляет время только на уведомление, но не на осмотр и инструктаж. Качество работы на мероприятии определяется тем, что сделано за неделю до него.

Что сделать сейчас

1. Что прислать. ТЗ по шаблону выше. Если его нет — дату, площадку, программу по часам, число участников и задачи охраны. Текст письма для рассылки нескольким организациям — в статье «Как запросить КП на охрану».
2. Куда. На info@chest-security.com.
3. Что придёт в ответ. КП на бланке: схема постов по дням, расчёт и итог за мероприятие, вид услуги по ФЗ-427, реквизиты лицензии. Срок ответа — от 15 минут до одного дня. Работаем и с НДС, и без НДС — укажите, какой вариант нужен.